出張撮影の業務管理

撮影の日だけでなく、前後の段取りまでを一本にする

出張撮影は、撮影の当日だけが仕事ではありません。ご予約をいただいてから、打ち合わせ、撮影、納品までが、ひとつの流れとして続きます。それぞれの段階でやり取りが生まれるため、情報が散らばると、確認漏れや納品の遅れにつながります。この業種の管理の考え方を、段階ごとに見ていきましょう。

三つの管理を撮影の仕事に当てはめる

予約管理では、撮影当日の時間だけでなく、移動や準備、撮影後の確認にかかる時間も見込んで予定を組むのが肝心です。同じ日に複数の依頼が入る場合は、会場間の移動も考慮します。

顧客管理では、ご依頼の背景や、お客様の好みを残します。次のご依頼や、ご紹介につながる関係づくりの材料になります。

案件管理では、納品までの進み具合を見える状態にします。撮影が終わったあとの編集や確認の作業は、お客様からは見えにくいため、状況をお伝えする仕組みがあると安心感につながります。

天候や集合時間への備え

屋外での撮影は、天候に左右されます。雨の場合にどうするか、日程を延ばすのか、場所を変えるのかを、事前に決めてお客様と共有しておくと、当日の判断で迷いません。集合の時間や場所は、あいまいな表現を避け、前日にあらためてご連絡しておきましょう。

キャンセルや変更への対応

納品までの連絡を、仕組みにする

撮影が終わっても、お客様は仕上がりを楽しみに待っています。納品の予定日を事前にお伝えし、進み具合に変更があれば、早めにご連絡しましょう。連絡が途絶えると、お客様の不安が募り、ご信頼を損なうことがあります。納品までの連絡のタイミングを、案件ごとに決めておくと安心です。

準備の漏れを防ぐ、チェックの習慣

撮影の前日には、機材の点検や、予備の用意、現地までの経路の確認など、準備の項目を見直します。毎回同じ項目を確認する習慣をつけておけば、うっかりした抜けを防げます。お客様との打ち合わせの内容を、当日の担当者がきちんと把握できているかも、あわせて確かめましょう。

お客様のご依頼は、一度きりで終わらないことも多くあります。撮影のご感想や、次のご予定を、顧客の記録に残しておくと、再度のご依頼にもつながります。

撮影当日の連絡手段を、決めておく

撮影の当日は、道に迷う、到着が遅れるなど、思わぬ連絡が必要になることがあります。お互いに連絡の取りやすい方法を、前日までに共有しておきましょう。連絡先を案件に記録しておけば、当日に探す手間もありません。

撮影後の確認も、予定に含める

撮影が終わってから、データの整理や確認に取る時間も、一日の予定に含めておくと、次の依頼に影響しません。